当前位置: 首页 > 档案政务 > 政策法规 > 法律法规 > 正文

数字档案室建设指导意见

发布时间:2017年02月23日 13:57 发布者: 

为推进四平市数字档案室建设,根据国家档案局《数字档案室建设指南》、《数字档案室建设评价办法》等文件要求,结合我市实际,制定如下意见:

 

一、充分认识开展数字档案室建设的重要性

建设数字档案室是新形势下档案室的发展方向,是档案工作实现现代化的显著标志。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室,有利于提高档案工作水平,维护档案信息的真实和完整,便于档案的利用和安全管理,提升机关行政效率和公共服务能力。当前,我市数字档案室建设水平较低、发展不平衡,与先进地区相比差距较大。各地、各部门要充分认识加快数字档案室建设的重要性和紧迫性,切实加强组织领导,加大投入保障,加强技术力量,强化基础工作,结合实际,边发展,边规范,边总结,边提高,全面推进数字档案室建设。

 

二、数字档案室建设目标

力争用五年时间,全面推进原生电子文件接收与归档工作,基本完成存量档案数字化和增量档案电子化;不断提高数字档案室基础设施建设水平,不断优化完善系统功能;建立健全档案信息安全保障体系;实现市直机关和直属事业单位长期保存的档案全文与目录数字化率100%。各县(市)、区及有条件的企事业单位也要适时全面启动数字档案室建设,建成一批水平较高的规范性数字档案室。

 

三、数字档案室建设原则

(一)统筹规划的原则。根据电子政务、档案工作发展要求,将数字档案室建设与市电子政务和各单位信息化建设相衔接,统筹考虑档案资源、基础工作、资金技术等因素,依据电子文件、电子档案全程管理要求,对数字档案室建设进行总体规划、分步实施。

(二)注重规范的原则。按照数字档案室建设评价标准和相关业务技术要求,规范开展数字档案室建设,发挥先进信息技术和标准规范在数字档案室建设中的基础作用,提升数字档案室建设质量。

(三)资源为主的原则。数字档案室建设应坚持以档案资源建设为主,着重于传统载体档案的数字化和电子档案的及时、完整、有效归档,优先开展满足利用需求的数字档案资源建设,充分发挥数字档案资源为中心工作服务、为改革发展服务、为民生服务的作用。

(四)安全保密的原则。数字档案室建设应建立健全安全管理制度,按照国家有关法律法规和标准规范要求,采取有效技术手段和管理措施,确保数字档案室系统安全和数字档案信息安全。

 

四、数字档案室建设主要内容

(一)基础设施建设

满足数字档案室管理与服务需求的基础设施主要包括:硬件建设、软件建设和网络系统建设。硬件建设主要有档案专用服务器、存储与备份设备,终端及辅助设备等。软件建设主要有操作系统、扫描软件、档案管理应用平台和管理系统等。网络系统建设主要有档案数据网络和数据交换等。

(二)存量档案数字化建设

通过数字化加工等手段,建立符合档案管理标准的室藏档案目录、档案全文、多媒体三个数据库,集中存储、管理和提供利用数字档案数据信息。

(三)增量档案电子化建设

规范原生电子文件归档与电子档案管理及移交工作,已运行OA系统和业务系统的单位应开展电子文件的在线归档工作,构建电子文档一体化管理平台。

(四)安全保障建设

做好档案信息系统计算机、网络硬件和软件系统的安全管理。确保档案数据的真实性、完整性和有效性。健全档案信息公开发布保密审查制度,严防信息丢失与外泄。严格按照备份制度对数字档案信息定期进行备份和检测,保证数字档案信息安全可靠。

(五)技术规范建设

依据国家、省相关档案业务技术规范,建立适合数字档案室建设有关的档案信息加工、采集、管理、保存与利用的标准与规范,使数字档案室建设有章可循、有据可依。

 

五、数字档案室建设的组织实施

(一)加强领导,落实责任

市档案局负责统筹和指导全市数字档案室建设,组织制订和贯彻执行数字档案室建设规划与标准;监督和检查全市数字档案室建设的进程。各县(市)、区档案局应加强对本行政区数字档案室建设工作的组织领导、指导协调、检查监督。各部门要高度重视,切实加强领导,明确工作责任,制定数字档案室建设实施方案,确保扎实稳步推进。

(二)健全制度,加强管理

各级档案部门应建立健全数字档案室建设的相关制度,制定有关规划,增强工作的针对性和实效性。严格执行国家、省有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准,确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。加强对计算机档案管理系统的管理,采取必要的安全防范措施,确保档案信息系统的安全。

(三)强化指导,确保质量

档案行政管理部门应加强指导与监督检查,以机关档案室为突破口,立足实际,分类指导,探索出符合实际的工作方法,及时有效解决工作中遇到的新情况新问题。各机关、企事业单位应在档案行政管理部门的指导下,按照数字档案室建设相关标准,规范开展档案数字化加工与管理,确保数字档案室建设质量。

(四)加大培训,提高素质

各级档案部门要合理配备和充实档案信息技术人员,加大对现有档案人员的培训力度,采取措施,加强对档案人员档案专业知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代信息技术的培训,使之能较快地承担起数字档案室建设任务。


 

档案查询

 

查档预约

网站地图