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关于2018年度数字档案室建设情况通报

发布时间:2018年12月29日 09:41 发布者: 

市直机关、各有关单位:

 

为推进我市机关档案信息化建设,市档案局对市直107家机关事业单位档案室开展了数字档案室建设业务指导与评价工作。2018年,通过测评达到四平市数字档案室标准的单位共28家,达标率26%,超额完成年初制定的20%的工作目标,数字档案室评价工作起步良好,现将情况通报如下:

一、基本情况

根据《关于开展数字档案室评价工作的通知》(四档发[2018]14号)要求,市档案局开展了数字档案室建设业务指导工作,并对申报单位进行了测试评定。从指导和测评情况看,主要有以下特点:

(一)领导重视,制度完善。各单位领导对档案工作的重视程度普遍提高,将数字档案室建设作为提高管理水平的一项重要内容来抓,纳入了部门职责,列入了工作计划。建立健全了各项档案管理制度,人员与经费得到必要的保障。

(二)纸电配套,管理规范。各单位加强了文件归档工作,实现纸质文件与电子文件的配套管理,多数单位注重对反映职能特点的档案的收集、整理质量符合要求,档案实体与信息安全管理得到强化。

(三)加大投入,档案信息化稳步推进。多数单位将档案信息化纳入本单位信息化建设规划,投入经费不断完善档案管理的软硬件设备,普遍开展了纸质档案的数字化加工,建立了目录数据库、全文数据库,实现了档案数字化管理。

截止到2018年底,根据《四平市数字档案室建设评价标准》,达到“四平市示范数字档案室”标准的1家,达到“四平市标准数字档案室”标准的17家,达到“四平市合格数字档案室”标准的10家。

二、存在问题

一)数字档案门类单一,缺乏综合管理。

目前,在我市机关数字档案室建设中,各部门以文书档案数字化为主,其它门类档案包括会计档案、照片档案、业务档案、科技档案等门类档案没有纳入档案室管理系统,缺乏各类档案集中统一管理。

(二)档案信息管理平台建设尚不健全。

各单位在信息化建设中,对原生电子文件的管理重视不够,电子政务偏重业务流程管理,缺乏对电子数据的归档管理,档案信息管理平台功能不健全,不能满足对各类电子档案信息的综合管理,影响档案管理现代化的整体水平。

(三)档案员队伍不稳定,缺少专业人才。

各部门配备的档案人员更换频繁,多为兼职人员,以致档案人员业务不熟,对电子档案、档案数字化、计算机应用系统操作等知识欠缺,影响数字档案室业务工作的开展。

三、工作要求

(一)要进一步规范档案业务建设。各单位要切实贯彻执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令),加强对电子档案、数码照片档案、音像档案、专业档案等各门类档案的收集、整理、归档。同时要加强涉密档案信息资源的管理,防止失泄密等问题的发生。

(二)要加强对电子业务数据的归档管理。各单位在信息化建设中,要注重健全和完善电子业务平台的档案管理功能,实现从业务电子数据的产生、办理、保存到归档的全过程的管理,实现业务档案数据库和室藏档案数据库的有效衔接,丰富和整合数字档案资源。

(三)要加快推进档案数字化进程。各单位要加快现有室藏档案的数字化进程,做好室藏档案文件级目录数据库、档案全文信息数据库和档案多媒体数据库建设。加强对原生电子文件管理,实现办公OA平台的文档一体化管理,不断提高档案管理的信息化水平。

(四)要提高档案工作人员的业务素质。要加强对档案人员的配备和培养,进一步提高档案管理业务水平。档案人员要注重加强对电子文件、电子档案管理、信息技术以及网络知识的学习,努力提高档案业务素质和实际工作能力。

 

附件:四平市数字档案室建设测试结果名单

 

 


附件

四平市数字档案室建设测试结果名单

 

四平市示范数字档案室

四平市铁西区人民检察院

 

四平市标准数字档案室:

中共四平市委办公室、四平市政府办公室、四平市人大常委会办公室、四平市政协办公室、四平市社会保险事业管理局、四平市住建局、四平市教育局、四平市国税局、四平市交通局、四平市工商局、四平市价监局、四平市粮食局、四平市供销社、四平市食品药品监督管理局、四平市人民检察院、中级人民法院、四平市道路运输管理局。

 

四平市合格数字档案室:

四平市统战部、四平市国土局、四平市司法局、四平市信访局、四平市民政局、四平市环保局、四平市编制委员会、四平市规划局、四平市老干部局、四平市委政法委。

 

 

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